Elektronisk kommunikation med Universistets- og Bygningsstyrelsen (eDag2)

Alle skriftlige henvendelser fra andre myndigheder til Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST), herunder fremsendelse af dokumenter, skal fremover ske elektronisk. Fremsendelse på papir bør kun ske, hvor elektronisk fremsendelse ikke er mulig.

Kravet om elektronisk kommunikation omfatter kun offentlige myndigheder. Borgere og virksomheder kan frit vælge mellem elektronisk kommunikation og at anvende almindelig post. Dog skal leverandører anvende elektronisk faktura som omtalt sidst i denne vejledning.

UBST vil anvende elektronisk kommunikation med myndigheder og kommunikere elektronisk med borgere, samarbejdsparter og virksomheder, som selv har indledt en elektronisk korrespondance.

Elektronisk kommunikation med UBST
E-post kan enten sendes til UBSTs hovedpostkasse ubst@ubst.dk, eller direkte til den enkelte medarbejder. Henvendelser bedes indeholde tydelig angivelse af emne, sagsbehandler og sagsnummer (sags- og dok. id), hvor dette er kendt.

Dokumentformater
UBST kan umiddelbart håndtere alle pdf-dokumenter og MS Office-kompatible dokumenter.

Sikker elektronisk kommunikation med digital signatur
Afsendere kan vælge at sende sikker e-post til hovedpostkassen
ubst@ubst.dk ved at anvende digital signatur. Det er ikke muligt at sende sikker (krypteret) e-post direkte til medarbejdere.

Afsenderen skal kryptere sin postmeddelelse med digital signatur ved at anvende UBST’s offentlige nøgle. Denne skal først indlæses på afsenderens pc. Afsenderen kan endvidere vælge at signere e-posten med egen digital signatur.

Offentlig nøgle til Microsoft e-postprogrammer.
Offentlig nøgle til andre e-postprogrammer.

Offentlige nøgler til alle med en digital signatur kan i øvrigt findes på www.certifikat.dk, og der kan læses mere om digital signatur på www.digitalsignatur.dk.

Elektroniske fakturaer
UBST kan modtage elektroniske fakturaer (eFaktura) fra 1. februar 2005. For leverandører, der ikke kan afsende elektroniske fakturaer, er det muligt at sende regningerne i papir format til et "Læs Ind-bureau", hvor fakturaer skannes og konverteres til elektroniske fakturaer, inden de videresendes til modtageren. For afsendelse af elektroniske fakturaer til UBST skal følgende EAN-lokationsnummer benyttes:

5798000416628

Det bemærkes, at administrationen af byggesager, hvor UBST er bygherre indtil videre gennemføres som hidtil.

Yderligere information om elektronisk fakturering for leverandører til offentlige myndigheder findes hos Økonomistyrelsen